Certificado de Ingresos y Retenciones: Requisitos, Tipos y MÁS

¿Quieres tramitar el Certificado de Ingresos y Retenciones? ¡Hoy te explicaremos cómo! Y no sólo eso, sino que también te estaremos contando sobre su uso, cómo diligenciarlo, quiénes lo deben solicitar y expedir, y resolveremos algunas dudas que podrías tener.

Se trata de un documento muy importante, pues es el que refleja la relación monetaria entre un empleador y un empleado a lo largo del año laboral, incluyendo otros conceptos obligatorios como el seguro social y las respectivas retenciones. ¡Así que no te vayas! Hoy aprenderás todo sobre el Certificado de Ingresos y Retenciones de la DIAN.

Certificado de Ingresos y Retenciones

Obtener el Certificado de Ingresos y Retenciones

Sobre cómo puedes obtener el Certificado de Ingresos y Retenciones, desde tu posición de empleado, debes saber que dependerá de la empresa donde labores.

Las empresas manejan este certificado desde Recursos Humanos y Contabilidad, y algunas de estas lo envían personalmente a los trabajadores o disponen de un sitio web para que estos puedan descargarlo. También pueden que abran una vía para entregarlo personalmente.Certificado de Ingresos y Retenciones

Lo importante es que veas que se trata del año gravable correspondiente, proveniente de la DIAN, y que los datos que le corresponden llenar estén completos. De esto hablaremos más adelante. Por lo pronto, debes saber que si trabajas en una entidad del sector público, muy probablemente lo puedas obtener desde su sitio web de la siguiente manera:

  • En primer lugar, debes ingresar en la página web donde estás trabajando.
  • Haz click en la opción que te permita ingresar al sistema como empleado. Algunas veces este puede llamarse Pagos y Servicios.
  • Ya en el sistema, prueba con el Servicio de Tesorería y consulta el Certificado de Ingresos y Retenciones del año correspondiente.
  • Responde las preguntas de seguridad correctamente y llena el formulario que te aparece en pantalla.
  • El certificado se generará y podrás visualizarlo antes de descargarlo.

Si este no es tú caso o no puedes adquirirlo por esta vía, solo recuerda que la empresa donde laboras tiene la obligación de abrir una vía para que puedas descargar el certificado antes del 29 de marzo del año correspondiente, en este caso 2020.

Asimismo, este debe comunicarte cuál es esta vía y asesorarte en tu acceso a ella. En consecuencia, si no sabes dónde está o cómo adquirirlo, contacta con RRHH de tu empresa. Ellos deben entregarte el certificado en formato PDF y/o impreso, pero perfectamente diligenciado.

¿Cómo diligenciar el Certificado de Ingresos y Retenciones?

En cuanto a Cómo Diligenciarlo, te explicaremos como hacerlo desde la figura del empleador así como desde la de empleado, ya que ambos deben llenar este documento para poder utilizarlo como se debe.

El formulario que deben llenar consta de 74 espacios que deben completarse correctamente, sin errores, y otra página con instrucciones. Recuerda que este lo debe emitir primeramente el empleador, con los datos que le corresponden.

¿Pero cuáles son esos datos? ¡Veamos!

Empresa

  • Retenedor: aquí la empresa debe ingresar los datos básicos de la empresa, como podrás ver.
  • Trabajador: en esta sección van los datos básicos del trabajador.
  • Normalmente, el Periodo de Certificación corresponde al año fiscal. Normalmente va desde la fecha en la que se inician las actividades fiscales en el año contable (01 – ENE) hasta el 31 de diciembre.
  • La fecha de expedición es la fecha en la que se elabora el documento.
  • Luego procede a ingresar el lugar donde se hicieron las retenciones, así como el código del departamento y de la ciudad/municipio.
  • En el concepto de ingresos, debes ingresar el valor total que le pagaste por dichos conceptos en todo el año o por el tiempo que lleva laborando. Luego deberás sumarlos todos para obtener el total de ingresos brutos.
  • Asimismo, en el concepto de los aportes deberás poner el valor de estos durante todo el año fiscal, los cuales corresponden al área de salud, pensiones y a cuentas AFC. Luego deberás sumarlos y colocar el total.
  • Para finalizar, solo debes colocar el nombre de la persona encargada de hacer el pago de retenciones.

Trabajador

El trabajador, por su lado, deberá ingresar el valor de todos los ingresos que haya recibido de manera independiente a la empresa para la cual labora. Asimismo, deberá escribir el monto de las retenciones por percibir dichos ingresos.

Al final debe sumar todos los montos de las casillas correspondientes, para colocar el total de ingresos y el total de retenciones, y así hacer la suma del valor de la retención de la fuente (53) y de todos los montos que vienen después (hasta el 67).

Luego tiene que colocar los bienes y derechos poseídos y el valor patrimonial de estos, para poder colocar la deuda total que posee para el año gravable.

Finalmente, en el caso de que el empleado tenga en su seno familiar una persona que depende económicamente, entonces tendrá que llenar también el resto de las casillas (72-74),  de acuerdo a lo pautado en el parágrafo 2 del artículo 387 del Estatuto Tributario.

¡IMPORTANTE!

Todos los valores que coloques deben aproximarse al múltiplo de 1.000 más cercano.

La firma del trabajador no puede faltar (o del pensionado, según corresponda).

¿Quién lo expide?

El Certificado de Ingresos y Retenciones es responsabilidad del empleador. Como mencionamos anteriormente, este debe crear las vías necesarias para hacerlo llegar hasta el empleado, para que este pueda hacer uso de él cuando le corresponda. Para el año 2020, este puede entregarse hasta el 29 de marzo.

Si como trabajador no lo has recibido o no sabes cómo obtenerlo, entonces debes contactar directamente con la empresa para que te asesore en la adquisición del documento. Recuerda que este debe estar en formato PDF, completado con los datos correspondientes y en la forma que expida el DIAN.Certificado de Ingresos y Retenciones

Para generarlo se utiliza la nómina y por lo general de esto se encarga el departamento de RRHH de la empresa, utilizando el formulario que publicará la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia desde su servidor de servicios en línea Miusca.

Esta entidad se encarga de velar por el pago de diversas obligaciones, como la de tributos al Estado y otras obligaciones aduaneras y cambiarias.

TEN EN CUENTA

El trabajador independiente debe acercarse a un contador público para que le asesore en la elaboración del certificado.

¿Para qué Sirve?

El Certificado de Ingresos y Retenciones es uno de los requisitos para poder hacer la Declaración de Renta, lo que lo hace un documento muy importante para todo aquél colombiano al que le corresponda declarar.

Asimismo, este sirve para reflejar la relación monetaria existente entre un empleador y su empleador. Así, aparecerá en él todos los pagos y aportes que se hicieron durante el año fiscal, para determinar un monto bruto o tota para cada uno.

Además, aparecerán otros ingresos que haya percibido, así como el valor patrimonial de los activos y derechos que tenga el trabajador, y las deudas que posea.

Por otro lado, este documento puede servir no solo como soporte de la declaración de renta, sino como sustituto. Por eso es tan importante que lo conserves, pues la DIAN podría exigirlo.

Además, ciertas personas no tienen la obligación de hacer la declaración de renta y complementario. Estas personas son las que:

  • Poseen un patrimonio bruto menor a las 4.500 UVT.
  • Tienen ingresos brutos menores a 1.400 UVT.
  • No tienen responsabilidad de impuesto sobre las ventas, así como del pago del impuesto al consumo.
  • Presentan un total de compras y consumos es menor a 1.400 UVT.
  • Tienen un total de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras menores a 1.400 UVT.
  • Establecen un consumo en uso de tarjeta de crédito inferior a las 1.400 UVT.

Estas personas no necesitan declarar, solo deben diligenciar este documento.

Preguntas Frecuentes sobre el Certificado de Ingresos y Retenciones

¿Qué hago si la empresa para la que trabajo ya no existe o ya no laboro allí?
Debes dirigirte a un contador público para que te ayude con el proceso. Igualmente ocurre con las personas que trabajan de forma independiente. Si está en tu capacidad, también podrías acercarte a la DIAN para recibir instrucciones.
¿Las empresas y entidades deben dar a sus empleados este certificado siempre?
Si. El empleador debe entregar el Certificado de Ingresos y Retenciones antes de la fecha límite establecida por la DIAN a todos los trabajadores que aparecen en la nómina. Igualmente, los pensionados deben obtener este documento, junto con las personas naturales que perciban renta por trabajo.
¿Qué pasa si no se emite el certificado?
Hay sanciones sobre el empleador. Este debe entregarlo en el periodo establecido, que para el 2020 es hasta el 29 de marzo. Estas sanciones corresponden al 5% del valor en pagos que no haya realizado, ente otras.
¿La entrega del certificado se hace únicamente online?
¡No! Algunas empresas piden que el empleado se acerque personalmente para hacerle entrega del documento.
¿Qué pasa si trabajé en más de una empresa?
Entonces debes tramitar varios certificados. En ellos variará el periodo de certificación: en la fecha que termine uno, empieza otro, y así sucesivamente.

¿Qué es?

Certificado de Ingresos y Retenciones

El Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) es un documento que deben llenar tanto el empleador como el empleado y que en algunos casos puede sustituir a la Declaración de la Renta y Complementario, pero que en la mayoría es un recurso necesario para la Declaración de Renta de un colombiano trabajador.

Este lo debe emitir obligatoriamente el empleador, utilizado el formato expedido por la DIAN en su página oficial para el año correspondiente. Son 74 espacios que se deben llenar, en los cuáles se reflejan los datos de la empresa y del trabajador, así como los pagos y aportes entre ellos.

Adicionalmente, podrás conseguir información sobre las deudas, bienes, derechos y retenciones del trabajador que debe llenar este mismo. Se trata de un documento muy importante, y en el caso de que se trabaje en varias empresas el empleado deberá tramitar más de un certificado.

¿Y de qué periodo? Del periodo fiscal anterior, que generalmente comienza el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre. Esperamos haberte ayudado a conocer más acerca del Certificado de Ingresos y Retenciones.


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