El Formulario I-9 corresponde a la Verificación de Elegibilidad de Empleo. Este lo deben completar los empleadores y los empleados cuya relación laboral se ubica en Estados Unidos o Puerto Rico. Está dirigido principalmente a estos primeros, quienes deben dar aviso de cada empleado nuevo, sea este ciudadano o no.
Se trata de un documento muy importante, razón por la cual hoy te explicaremos cómo es, qué instrucciones debes seguir, cómo presentarlo y para qué sirve exactamente. De esta manera podrás hacer el trámite correctamente, evitando contratiempos que puedan surgir de la ignorancia de esta gestión. ¡No te vayas!
Formato del Formulario I-9
Empecemos hablando del Formato del Formulario I-9. Saber cómo es este documento, qué contiene y en qué formatos los puedes conseguir te permitirá empezar el trámite acertadamente. Además, te servirá como guía para cuando empieces a llenar el form.
Primeramente, debes saber que lo encontrarás en formato PDF. Está conformado por tan solo (03) páginas, siendo probablemente uno de los formularios más fáciles de llenar que habilita USCIS. De estas páginas, solo debes completar las dos primeras pues la última es informativa.
Lo puedes conseguir en español o en inglés. Sin embargo, su versión en español está destinada únicamente para empleadores y empleados localizados en Puerto Rico. El resto debe diligenciar obligatoriamente el formulario en inglés, el cual puede conseguir en dos versiones: para imprimir y llenar, y otra para llenar directamente desde la computadora.
Ya en el formulario, encontrarás los datos que te solicitarán, los cuáles no varían en sus versiones. Estos básicamente son:
- Información del Empleado y Declaración es la primera sección que encontrarás. Cubre toda la primera página y, tal y como su nombre lo indica, está destinada al empleado. Solicita los datos básicos, personales y de domicilio, y la declaración. Para esta se pide el estatus de inmigración, firma y fecha.
- Certificación del Preparador y/o Traductor. También forma parte de la sección 1. Se llena si se hizo uso de un traductor y/o preparador para llenar el formulario. Solo piden los datos básicos de la persona.
- Revisión y Verificación del Empleador o Representante Autorizado. La sección 2 corresponde al empleador. Este debe colocar los datos del empleado e introducir la información específica de los documentos que fueron entregados en concordancia con la lista que aparece en la última página de identidad y autorización de empleo.
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- Además, en la sección anterior, está la declaración del empleador. Este declara haber estudiado del documento para asegurarse de que fuera genuino, dirigido al empleado y de ello entendió que está autorizado para trabajar en los Estados Unidos.
- Deberá indicar la fecha en la que comenzó a laborar y luego solicitan los datos básicos del empleador.
- Re-verificación y Contrataciones. También lo debe llenar el empleador (o representante). Debe colocar su nombre completo, ISN, fecha de contratación, título, fecha de expiración y número de documento de la autorización de trabajo. Luego el empleador debe firmar, indicando fecha y nombre.
En la última página podrás encontrar una lista de documentos que el empleado puede entregar y que son válidos para la contratación. Pueden ser los enlistados en la lista A o una combinación de la B y la C.
Como puedes ver, no es nada complejo. La mejor parte es que se puede llenar donde sea que estés, en el momento que sea oportuno. Eso sí, con respecto a la sección 2, el empleador debe firmarla y completarla en la ventana de 3 días hábiles después de haber contratado al trabajador.
Son datos muy básicos los que se solicitan. Ahora solo te queda conocer qué instrucciones debes seguir para llenarlo y presentarlo correctamente. Eso sí, antes de dejamos los enlaces de descarga de los formularios, los cuales también puedes hallar en la página oficial de USCIS.
Instrucciones para Llenar el Formulario I-9
Las Instrucciones para el Formulario I-9 las puedes conseguir reflejadas en el instructivo que expide USCIS. Este puede ser un poco extenso, pero explica paso por paso cada uno de los campos que debes llenar, de manera que puedes hacer la presentación del formulario correctamente.
También encontrarás la versión en español, lo cual es una ventaja pues te puede ayudar en el diligenciamiento del formulario en inglés. Son aproximadamente 20 páginas, muy bien explicadas. Evidentemente, no es necesario que el empleado lea las instrucciones que le corresponden al empleador y viceversa, sino es por razones informativas.
Algunas de las instrucciones que encontrarás en el documento son:
- El empleador debe facilitar el acceso al trabajador para que este pueda completar la sección que le corresponde (01) y estar al tanto de los documentos que se piden.
- La versión para llenar e imprimir es mucho más dinámica. Contiene espacios para ser directamente seleccionados o que permiten elegir entre opciones. Necesitas tener Adobe Reader descargado y actualizado para poder acceder.
- En el caso de ser llenado a mano, este no puede contener tachones, enmendaduras. Igualmente, la letra debe ser legible.
- El documento siempre debe estar firmado y fechado. El formulario no se aceptará si no contiene la firma (a mano).
- Se responde con N/A (No Aplica) cuando corresponda.
- Los empleadores ubicados en Puerto Rico pueden hacer uso de la versión en español o en inglés. Sin embargo, los que están afuera deben conservar la versión en inglés y si se quiere guiarse por el formato en español.
- Los documentos originales deben ser devueltos al titular.
Te instamos rigurosamente a leer el instructivo antes de completar el formulario. De hecho, te instamos a leerlo una primera vez y luego una segunda mientras llenas el documento. Si vas a llenarlo a mano, recuerda utilizar bolígrafo de tinta negra y preferiblemente letra de molde.
Ahora sí, solo te queda acceder al instructivo del Formulario I-9.
¿Para Qué Sirve el Formulario I-9?
El Formulario I-9 se utiliza para para documentar la verificación de la identidad y autorización de empleo de cada empleado nuevo que ha sido contratado para laborar en Estados Unidos. Lo tienen que llenar tanto empleadores como empleados, sin importan si estos últimos son ciudadanos o no.
Este permite llevar de manera organizada los datos del trabajador, del empleador y declarar la presentación de los documentos necesarios para que alguien trabaje en el país. Estos son los enlistados en la última página, los cuales debe recibir el empleador antes de contratar a alguien legamente.
El Formulario I-9 está destinado al empleador, pues le permite llevar un registro de las personas quien contrata. En realidad no es necesario presentarlo, pero esto lo estarás viendo en la siguiente sección.
Por lo pronto, lo que debes saber es que si vas a contratar a una persona en el país debes llenar este formulario y facilitarle el acceso a la persona para que este llene la sección que le corresponde. Igualmente, es tu deber verificar que los documento que presente sean verídicos, suyos propios y estén vigentes. Lo mismo aplica para empleadores y trabajadores en Puerto Rico.
¿Dónde Presentarlo?
Ya para terminar, hablemos de la Presentación del Formulario I-9. Como te indicábamos antes, este no está destinado a entregarse. Se trata de un trámite interno, entre el empleador y el empleado En tal caso, es el empleador quien le debe presentar el formulario al trabajador.
Entonces, ¿cuál es su propósito? Pues le permite llevar un registro al empleador o representante legal. No es que este no pueda ser solicitado en el futuro por funcionarios del Departamento de Seguridad Social, de Justicia o de Trabajo, pero ese no es su propósito principal.
Evidentemente, para estos organismos es importante que se lleve este registro, especialmente en temas legales. Esto les facilita el trabajo de investigación, de ser el caso. Sin embargo, lo que debe hacer el empleador con este formulario es:
- Tener guardado este formulario para cada trabajador que esté en nómina.
- Mantenerlo por un año después de dar por terminado el empleo o tres años después de la fecha de contratación.
En conclusión, no debes presentar este formulario ni ante USCIS ni ante el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE). Igualmente puedes ingresar a la página oficial de USCIS aquí para ver los suplementos en el uso de intérprete/preparador.
¿Qué es?
El Formulario I-9 corresponde a la Verificación de Elegibilidad de Empleo. Este lo deben completar los empleadores y los empleados cuya relación laboral se ubica en Estados Unidos o Puerto Rico. Se encuentra en formato PDF y consta de tan solo dos (02) páginas para completar.
Lo puedes hallar en español o en inglés. La versión en español solo está destinado para ser usado en Puerto Rico, pero puede ayudar como una guía para llenar el que se encuentra en inglés. Igualmente ocurre con los instructivos respectivos.
Su versión original en inglés se encuentra en formato impreso, es decir, para ser impreso y llenado, Sin embargo, también está la opción de utilizar el PDF interactivo, con el cual podrás diligenciarlo directamente desde el computador.
Este documento no se debe presentar al menos que así lo indique una autoridad estatal. Está destinado a ser mantenido por el empleador por cada empleado que contrate y vaya en la nómina. Solo se puede descartar entre un año o tres años después de que se rompe la relación laboral, según corresponda.
Si te interesa conocer más sobre este formulario, siempre puedes ingresar a la página oficial del Departamento de Seguridad, USCIS, e informarte al respecto.
¡Hasta la próxima!
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