Requisitos para Legalizar Libros Contables: Pasos, Costos y MÁS

¿Eres comerciante u empresario? Entonces debes llevar las operaciones financieras de tu negocio al día. En consecuencia, los Requisitos para Legalizar Libros Contables es lo primero que debes tener en cuenta si quieres comenzar a llevar el registro contable correctamente.

La Legalización de los Libros Contable es el paso primordial que debes llevar a cabo para poder usarlos. Recuerda que es en estos documentos donde quedarán grabadas las transacciones y las cuentas de la empresa, lo cual a su vez determinará la totalidad de obligaciones que tendrás con el Estado al final del periodo contable y cómo va tu empresa.

En conjunto con los requisitos, es imperativo conocer el procedimiento que debes seguir, los tipos de libros que existen y los costos del trámite. ¡Y hoy te lo contaremos todo!

Requisitos para Legalizar Libros Contables

¿Cuáles son los Requisitos para Legalizar Libros Contables?

Requisitos para Legalizar Libros Contables

Empecemos con los Requisitos para Legalizar Libros Contables, los cuáles van a ser la base de todo lo que te explicaremos después. Recuerda que existen varios tipos de libros, por lo que trataremos de comunicar la información de la manera más general posible.

Veamos qué necesitas:

  • Sacar el RUC, si no lo tienes todavía. Al sacarlo se te comunicará cuáles libros necesitarás llevar, siendo la SUNAT la encargada de trasmitir esta información.
  • Las hojas deben estar debidamente foliadas, aún si son hojas sueltas o continuas. Es decir, deben estar enumeradas en todos los libros.
  • Si es la primera vez solicitando la legalización de libros, tramitar solicitud con firma y huella legible por el solicitante (en caso de persona natural) o representante legal (en caso de persona jurídica) indicando que es primer libro a legalizar.
  • Copia del RUC de la empresa.
  • Documento de Identidad, ya sea de la persona natural o del representante legal de la empresa.
  • Copia de la vigencia de poder de la empresa en los registros públicos, en caso de personalidad jurídica. Se tramita en la SUNARP.

En el caso tal que no sea tu primera vez legalizando un libro contable, deberás llevar:

  • Fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del libro. Esto en el caso de que el libro o registro anterior esté lleno y se lleve de forma manual. Sirve como evidencia de que el anterior libro ha concluido.
  • En el caso de hojas sueltas y continuas, basta con presentar el último folio del libro anterior ya legalizado por un notario.

Debes tener en cuenta que si se destruye o se pierde un libro, debes hacer la denuncia policial inmediatamente y una carta a la SUNAT de acuerdo a lo establecido por la resolución de Superintendencia Nro. 106-99. Esta misma carta la debes presentar cuando se termine tu primer libro, para solicitar la legalización del segundo.

También debes tener en cuenta que, de acuerdo con la SUNAT, los libros relacionados a obligaciones tributarias y que se lleven con hojas sueltas o continuas deben empastarse hasta por un ejercicio gravable.

Los medianos y pequeños contribuyentes deben llevar los Registros de Compras y el Registro de Ventas de manera electrónica. Los principales contribuyentes deberán llevar todos. En el caso de libros computarizados, se utiliza SLE Portal y Sistema PLE.

Pasos a Seguir para Legalizar Libros Contables

Requisitos para Legalizar Libros Contables

El procedimiento para legalizar libros contables es muy simple. En solo cuatro pasos podrás llevar a cabo este trámite, te encuentres donde te encuentres. Veamos cuáles son estos pasos,

  • En primer lugar, tramita el RUT para que sepas qué libros contables debe utilizar tu empresa.
  • Seguidamente, recolecta la documentación necesaria, entre la que está la copia de la hoja del RUC, el documento de identidad del solicitante y la carta de solicitud. También necesitarás copia lateral de vigencia de poderes en el caso de que la empresa se haya registrado como persona jurídica.
  • Acércate a cualquier notaría del país. Puedes consultar las Notarías por Distrito Notarial haciendo click aquí. Haz entrega de los documentos y de los libros contables.
  • Finalmente, espera que te notifiquen. La legalización de los libros contables puede durar hasta dos (02) días hábiles. Cuando te lo entreguen, revisa que el primer folio se encuentre con firma y sello.

Recuerda que para llenar tus libros contables deber utilizar el castellano y utilizar la moneda legal. Además, debes seguir las normas vigentes de la contabilidad en el Perú.

Este es el caso del sistema manual. Hoy en día hay otras alternativas para legalizar los libros contables: en el sistema computarizado, en el Programa de Libros Electrónico (PLE) y desde el Sistema de Libros (SLE).

Los grandes contribuyentes nacionales actualmente están obligados a hacerlos ya sea por PLE o por SLE. Sin embargo, los pequeños y medianos empresarios pueden seguir haciéndolo de manera manual, con la única obligación de llevar los Registros de Compras y el Registro de Ventas de manera electrónica.

  • Sistema computarizado: todo lo respectivo a la contabilidad de la empresa se ingresa en la SUNAT por medio de un software contable para cada libro.
  • Sistema de Libros (SLE): se utiliza la página web de la SUNAT para generar los libros, siendo voluntaria la afiliación y la completación de los libros de Compras y Ventas, los cuales desde el 2’16 deben hacerse de forma conjunta.
  • Programa de Libros Electrónicos (PLE): los libros se validan con un aplicativo de la SUNAT pero son generados por el contribuyente. El aplicativo permite resumir la información contable y conseguir una constancia de la SUNAT para cada libro.

En estos casos los procedimientos son distintos y mucho más complejos que hacerlos de manera manual.

Tipos de Libros Contables

¿Qué tipos de Libros Contables existen? ¿Cuáles son obligatorios? Con respecto a la primera pregunta, existe una variedad razonable de libros o registros que han sido creados para llevar la contabilidad de la empresa de la mejor manera, no solo para saber el monto de contribución al Estado, sino para analizar el estado financiero de la empresa.

En consecuencia, no es una locura que mientras más grande sea la empresa y mayor beneficios tenga la capacidad de generar, mayor será la cantidad de libros contables que tiene que presentar. Aún más, necesitará de otras alternativas mucho más accesibles para entregarlos todo, que es la razón por la que hoy en día existen programas de contabilidad.

Pero dejemos eso para otro día. La conclusión es que cada libro sirve para un propósito distinto, siendo estos:

  • Diario: es un libro en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo a los principios de contabilidad y en función del efecto que estas transacciones hayan tenido en las cuentas básicas.
  • Mayor: en él se clasifica y resume todas las operaciones que son registradas en el libro diario (mayorización) mediante la segregación de los movimientos de cada cuenta en forma individual.
  • Registro de Compra y Registro de Ventas: se trata de un libro auxiliar donde se registran estas transacciones.
  • Inventarios y balances: se registran los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa. Es decir, encontraremos el estado financiero.
  • Caja y bancos: se registran los movimientos en efectivo de manera mensual. Se trata de un libro auxiliar.
  • Ingresos: se registran únicamente los ingresos y solo se pide para el contribuyente de segunda o cuarta categoría.
  • Retención: figura las retenciones de dinero que se lleva a cabo cuando se paga un servicio y toda la información vinculada a esta retención (fecha, monto y datos de la persona).
  • Otros: Registro de Activos Fijos, Registro de Costos, Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas, Registro de Inventario Permanente Valorizado.

En cuanto a cuáles son obligatorios, esto dependerá del régimen tributario en el que esté inscrita la empresa. Así, tenemos que:

  • Nuevo RUS (NRUS): no debe llevar libros ni registros contables de forma obligatoria.
  • Régimen Especial de Renta (RER): es obligatorio llevar el Registro de Compras y Registro de Ventas.
  • Régimen General de Renta (RGR): depende de los ingresos anuales de la empresa.
    • < 300UIT: Registro de Compras, Registro de Ventas y Libro Diario (simplificado).
    • 300UIT < ? < 500UIT: Libro Diario, Mayor y los Registros de Ventas y Compras.
    • 500 UIT < ? < 1700UIT: todos los anteriores más el Libro de Inventario y Balances.
    • > 1700UIT: contabilidad completa.

Para el pago del ISLR, también podrían tener que anexarse: Libro de Retenciones, Registro de Registro de Inventario Permanente Valorizado, Activos Fijos, Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas, Registro de Costos.

Debes tomar en cuenta que algunos de estos libros no deben ser legalizados, por lo que los Requisitos para Legalizar Libros Contables no aplicaría en tales casos.

Costos de Legalizar los Libros Contables

En cuanto a los Costos de Legalizar Libros Contables, estos dependen de la cantidad de folios que tenga cada libro (50, 100 o 200 folios). La puedes hacer en cualquier notaría por menos de S/. 40.

Te instamos a que llames a la notaría de tu preferencia y preguntes por los precios actualizados. También te recomendamos preguntar por el precio de programas de contabilidad, de manera que puedas modernizar la contabilidad de tu empresa como los demás. Especialmente si planeas dejar de ser un pequeño o medianos empresario.

Son cada vez más empresas las que se suman a la era tecnológica

¿Qué es?

Los Libros Contables se usan para registrar las transacciones mercantiles de una empresa y por medio de los cuales se obtienen los estados financieros. Así, podemos decir que se trata de documentos en los que se plasman todas las operaciones tanto económicas como financieras, de manera ordenada y cronológica.

Estos permiten llegar al Balance General de la empresa, muy importante para ver el crecimiento de esta. Asimismo, permiten determinar la totalidad de obligaciones en forma de contribución que se les debe al Estado.

Antes de empezar un Libro Contable es necesario legalizarlo y una vez lleno se guarda por un periodo de seis años. Estos pueden ser de carácter voluntario u obligatorio, como hemos visto, tienen carácter legal y en la actualidad pueden llevarse de manera manual o electrónica.

Hoy te hemos hablado de la vía manual, mayormente. La vía electrónica tiene mayor complejidad y solo es necesaria para los grandes contribuyentes. Sin embargo, te instamos a investigar más sobre esta alternativa si es de tu interés.

Esperamos haberte ayudado con los Requisitos para Legalizar Libros Contables.

 ¡Nos vemos!

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