¿Cómo Saber si estoy en la Agencia de Protección de Datos? todo ciudadano español se hace esta pregunta en alguna circunstancia de su día a día.
No solo las personas jurídicas, sino también los autónomos, asociaciones, colectivos y personas propietarias de un blog son los responsables de bases de datos a través de los cuales se recogen datos de terceros para su consulta y para cualquier otro fin. Aquí despejamos tus dudas sobre este tema.
¿Cómo Saber si estoy en la Agencia de Protección de Datos?
Como es bien sabido, todas las empresas que tratan datos personales deben cumplir con la normativa vigente de LOPD.
Sin embargo, debemos considerar, como parte inicial, saber si nuestra empresa se rige por esta Ley.
A través de la Agencia de Protección de Datos las empresas pudieron comprobar si habían registrado o no sus ficheros.
El RGPD da acceso gratuito a quienes deseen consultar las inscripciones de los archivos, tanto propios como ajenos en cualquier momento.
Cómo Saber si estoy en la Agencia de Protección de Datos: Formulario de Búsqueda
El procedimiento para verificar que una empresa está previamente registrada es:
- En el sitio web de la AEPD, das clic en la opción ficheros.
- Pulsa clic en propiedad privada.
- Escribe el NIF/DNI o el nombre de la empresa, según sea el caso.
- Luego le das a «Buscar».
Del resultado de esta búsqueda se obtiente el listado de fichas que cumplían con las características solicitadas, según el nombre de la empresa y el nombre del archivo.
Desde 2018, hasta hoy, con la vigencia del RGPD, los expedientes dejan de estar registrados en la AEPD.
Este portal web ya no está activo para dicha consulta.
Actualmente existen otros parámetros para cumplir con la normativa LOPD, utilizando la herramienta RGPD facilitada por AEPD.
También puedes ponerte en contacto con una empresa que te ayude con este nuevo requisito, aquí puedes pedir los precios.
Cómo Saber si estoy en la Agencia de Protección de Datos: Resultados
Cada archivo registrado en el RGPD contiene un informe resumido en la primera página con la siguiente información:
- Razón social o nombre del responsable.
- Nombres de archivo.
- Usos y finalidades ya definidos.
- Dirección donde el interesado ejerce sus derechos y cancela la información.
- Tipo de información.
- Transferencias Comunicación y transferencia de datos.
- Clasificación de archivos y tipos de datos.
Cómo Saber si estoy en la Agencia de Protección de Datos: Ficheros
Un Fichero es un archivo que almacena información personal.
En otras palabras, es una base de datos donde se puede almacenar información personal para un uso limitado.
Según el mecanismo de organización, almacenamiento y acceso a los datos, hay cuatro tipos de archivos que debemos mencionar:
- Automatizados: se organizan digitalmente y son accesibles desde cualquier tipo de aplicación o proceso informático.
- No automatizados: son los que guardan la información en papel. Un ejemplo de esto son los archivos de los empleados que se guardan en un archivador.
- Propiedad privada: representa a quienes se encuentran bajo la supervisión de personas naturales o jurídicas siempre que no estén asociadas a la administración pública. Vale la pena señalar que los datos personales almacenados en empresas son de propiedad privada.
- Propiedad pública: expedientes correspondientes a un organismo público, gobierno, administración pública, etc.
Niveles de Seguridad de Ficheros
Según el tipo, los archivos se diferencian en tres niveles de seguridad.
Es decir, según la información almacenada y dependiendo de la confidencialidad de los datos de acuerdo con lo establecido en la LOPD.
- Fundamental: todos los archivos que contienen información personal son, a su vez, considerados en todos los niveles.
- Medio: Se incluyen archivos que contienen información financiera y crediticia.
- Alto: se aplica a todos los archivos que contienen información sobre ideología, política, creencias, origen racial, etc.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la Agencia Estatal de Protección de Datos?
La Agencia Española de Protección de Datos tiene la tarea de velar por el cumplimiento de la ley orgánica de protección de datos en España.
Es un organismo con personalidad jurídica y derecho público.
¿Cuántos ficheros debo crear?
En España, la LOPD exige como requisito principal la creación de un fichero de datos y la notificación a la AEPD de su creación.
El fichero o archivo se considera una base de datos, en la que se almacenará la información recopilada.
Antes de crear la base de datos, el archivo debe estar registrado en la AEPD.
Teniendo esto en cuenta, todos los archivos que desee crear deben estar registrados.
¿En qué momento debo dar de alta un fichero en la AEPD?
Todos los archivos deben registrarse antes de crear la base de datos o recopilarlos.
Un ejemplo es que esto debe hacerse antes de iniciar la transmisión de las cámaras de vigilancia que se han instalado en la empresa.
¿Qué es un fichero?
El archivo se define como una base de datos que permite almacenar datos considerados de carácter personal.
¿Cuáles son las estadísticas de los ficheros?
Hay unos cinco millones de archivos registrados en la AEPD, la mayoría de los cuales son de propiedad privada.
A principios de 2018 se registraron alrededor de treinta y cinco mil expedientes.
Eran comunidades de propietarios (sectores de actividad) ubicadas en primer lugar, seguidas de cerca por los sectores de salud y empresarial.
La mitad de las inscripciones pertenecen a estos, mientras que la mayoría pertenecen a la propiedad pública.
Tengo tienda online, ¿qué ficha me sugieren?
En el caso de una empresa online, se recomienda realizar los siguientes archivos:
- Recursos humanos: Este archivo incluye los datos personales de los empleados.
- Contabilidad: Información sobre la contabilidad de la empresa.
- Sitio web: se incluyen datos como direcciones de correo electrónico, direcciones de correo electrónico, direcciones, números de teléfono, etc.
- Proveedores: Se incluyen los datos de todos los proveedores con los que interactúas.
- Usuarios: Se almacenan los datos de los usuarios que participan en el sitio.
¿Qué es la Agencia de Protección de Datos?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), es el organismo público encargado de velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal en España. Tiene su sede en Madrid y su ámbito de actuación se extiende a todo el territorio español.
Es una entidad de derecho público con personalidad jurídica propia y plena capacidad pública y privada que actúa con independencia de la administración pública en el ejercicio de sus funciones.
Su principal misión es velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos por parte de los responsables de los ficheros (entidades públicas, empresas privadas, asociaciones, etc. ) y hacer un seguimiento de su aplicación con el fin de garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales de los ciudadanos.
El SEPD ejerce sus poderes de investigación principalmente a petición de los ciudadanos, aunque también tiene la facultad de actuar de oficio. La Agencia es estatutaria y jerárquicamente independiente y está relacionada con el Gobierno a través del Ministerio de Justicia.
En España, también existen agencias autonómicas de protección de datos en Cataluña y en el País Vasco con un alcance limitado a los archivos públicos declarados por las administraciones autonómicas y locales de las respectivas comunidades autónomas.
Ley Organica
La Ley Orgánica 15/1999, del 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) fue una ley orgánica española destinada a garantizar y proteger las libertades públicas, así como los derechos fundamentales de la naturaleza en relación con el tratamiento de datos personales de las Personas Físicas, y en particular de su honor, privacidad personal y familiar.
Fue aprobado por los Juzgados Generales el 13 de diciembre de 1999 y derogado con la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de los Derechos Digitales de 6 de diciembre de 2018, que adapta la legislación española a los datos generales. Reglamento de protección de la Unión Europea.
Esta ley se desarrolló en el artículo 18 de la Constitución española de 1978 sobre el derecho a la intimidad de la familia. Este reglamento excluyó los datos recopilados para uso doméstico, los casos estatales clasificados y los archivos que recopilaron datos sobre terrorismo y otras formas de delincuencia organizada (delincuencia no ordinaria).
La Agencia Española de Protección de Datos, es la responsable del cumplimiento de esta ley.
¿Cuál es la función de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)?
La AEPD es el organismo encargado de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales. Entre las funciones de la AEPD, las más relevantes son las siguientes:
- Emitir instrucciones precisas para adecuar los tratamientos a los principios de la ley.
- Responder a las solicitudes y quejas formuladas por los interesados, en particular las quejas relativas a los casos en los que el responsable del tratamiento de los datos personales no haya respondido a las solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, modificación, rectificación y oposición.
- Informar a las personas de sus derechos con respecto al tratamiento de datos personales.
- Exigir a los responsables y responsables del tratamiento de los datos que adopten las medidas necesarias para adecuar el tratamiento de los datos a las disposiciones legales.
- Ejercer el poder de sanción en este asunto.
- Dar a conocer la existencia de ficheros de datos personales.
- Emite un informe anual y envíelo al Departamento de Justicia.
